Die Struktur deines SharePoint von Silex aktuell halten
Was die kontoverwaltende Person unternimmt, wenn jemand eintritt oder austritt, wenn ein neues Mandat beginnt, oder wenn eine Kollegin bzw. ein Kollege aus einem anderen Büro zu einem Mandat hinzukommt.
Eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege kommt hinzu
Lade sie oder ihn zu deiner Silex-Organisation ein – das SharePoint-Konto wird automatisch erstellt. Füge die Person zur Gruppe ihres Büros hinzu und erstelle ihren persönlichen Bereich (siehe den Artikel zum Einschränken eines Ordners).
Eine Kollegin oder ein Kollege verlässt das Unternehmen
Entferne sie oder ihn aus deiner Silex-Organisation – das SharePoint-Konto wird deaktiviert – sowie aus ihrer bzw. seiner Gruppe. Entscheide dann, was mit dem persönlichen Bereich geschieht: die Dokumente in das betreffende Mandat verschieben, archivieren oder löschen.
Ein neues Mandat für das gesamte Büro
Erstelle den Ordner innerhalb des Büroordners. Er übernimmt die Berechtigungen des Büros – sonst ist nichts weiter zu tun.
Ein neues vertrauliches Mandat
Erstelle den Ordner, entferne dann die Bürogruppe daraus und gewähre den Zugriff nur dem Mandatsteam.
Jemand aus einem anderen Büro arbeitet an einem Mandat
Gewähre der Person Zugriff nur auf den Ordner dieses Mandats. Sie sieht dann nur diesen Ordner und sonst nichts vom Büro.
Kann eine Büroleitung ihr eigenes Team verwalten?
Ja. Mache sie zur Eigentümerin bzw. zum Eigentümer der Gruppe ihres Büros (Feld „Gruppeneigentümer" in den Gruppeneinstellungen). Sie kann dann selbst Mitglieder ihres Büros hinzufügen und entfernen, ohne Eigentümerin bzw. Eigentümer der Site zu sein.
Die fünf goldenen Regeln
- Richte die Struktur ein, bevor du sie für Mitglieder öffnest: zuerst Ordner, Gruppen und Berechtigungen, danach die Uploads.
- Schränke Ordner ein, niemals einzelne Dateien – und entferne sowohl Silex Members als auch Silex Visitors.
- Gewähre Zugriff über Gruppen statt über Einzelpersonen: ein Neuzugang oder ein Austritt wird durch die Änderung einer einzigen Gruppe erledigt.
- Lade direkt an den richtigen Ort hoch: Der Speicherort ist es, der ein Dokument vertraulich macht.
- Überprüfe mit „Zugriff verwalten" (Gérer l'accès): Dies ist die einzige verlässliche Quelle darüber, wer was sieht, sowohl in SharePoint als auch in Silex.