Tenir à jour votre structure SharePoint by Silex
Ce que fait le titulaire du compte quand quelqu'un arrive ou part, quand un nouveau dossier démarre, ou quand un collègue d'un autre bureau rejoint un dossier.
Un nouveau collègue arrive
Invitez-le dans votre organisation Silex : son compte SharePoint est créé automatiquement. Ajoutez-le ensuite au groupe de son bureau et créez son espace personnel (voir l'article sur la restriction d'un dossier).
Un collègue part
Retirez-le de votre organisation Silex, ce qui désactive son compte SharePoint, ainsi que de son groupe. Décidez ensuite du sort de son espace personnel : déplacer les documents vers le dossier client concerné, les archiver ou les supprimer.
Un nouveau dossier pour tout le bureau
Créez le dossier à l'intérieur du dossier du bureau. Il hérite des autorisations du bureau : vous n'avez rien d'autre à faire.
Un nouveau dossier confidentiel
Créez le dossier, retirez-en le groupe du bureau, puis accordez l'accès uniquement à l'équipe en charge du dossier.
Une personne d'un autre bureau travaille sur un dossier
Accordez-lui l'accès uniquement au dossier concerné. Elle verra ce dossier et rien d'autre du bureau.
Un responsable de bureau peut-il gérer sa propre équipe ?
Oui. Désignez-le comme propriétaire du groupe de son bureau (champ Propriétaire du groupe dans les paramètres du groupe). Il pourra alors ajouter et retirer lui-même les membres de son bureau, sans être propriétaire du site.
Les cinq règles d'or
- Mettez en place la structure avant de l'ouvrir aux membres : d'abord les dossiers, les groupes et les autorisations, ensuite les dépôts de documents.
- Restreignez des dossiers, jamais des fichiers isolés, et retirez à la fois Silex Members et Silex Visitors.
- Accordez l'accès à des groupes plutôt qu'à des personnes : une arrivée ou un départ se gère en modifiant un seul groupe.
- Déposez directement au bon endroit : c'est l'emplacement qui rend un document confidentiel.
- Vérifiez avec Gérer l'accès : c'est la seule source fiable pour savoir qui voit quoi, dans SharePoint et dans Silex.