Einrichtung von SharePoint von Silex: Ordner und Gruppen
Schritte 1 bis 3 für die kontoverwaltende Person: bei der SharePoint-Site anmelden, die Ordnerstruktur erstellen und eine Gruppe pro Büro oder Team anlegen.
Diese Schritte werden von der kontoverwaltenden Person der Silex-Organisation einmalig durchgeführt, bevor die Mitglieder mit dem Hochladen von Dokumenten beginnen. Die Schritte 4 bis 6 werden im Artikel zum Einschränken eines Ordners beschrieben.
Schritt 1 – Bei der SharePoint-Site anmelden
Melde dich mit den SharePoint-Zugangsdaten an, die du bei der Aktivierung des Speichers per E-Mail erhalten hast. Du landest auf der Site; deine Dokumente befinden sich in der Dokumentbibliothek.
Schritt 2 – Die Ordner erstellen
Klicke in „Dokumente" auf + Erstellen oder hochladen → Ordner und erstelle deine Struktur: die Ordner der obersten Ebene (ein gemeinsamer Ordner für die gesamte Kanzlei, ein Ordner pro Büro), dann innerhalb jedes Büros einen gemeinsamen Ordner, die bekannten Mandatsordner und einen persönlichen Bereich pro Person. Tipp: Im „…"-Menü eines Ordners kannst du über „Ordnerfarbe" eingeschränkte Ordner visuell kennzeichnen, zum Beispiel in Rot.
Schritt 3 – Eine Gruppe pro Büro oder Team erstellen
Eine Gruppe erspart dir die einzelne Verwaltung von Personen: Wenn jemand eintritt oder austritt, änderst du die Gruppe, und jeder damit verknüpfte Ordner folgt automatisch.
- Klicke auf das Zahnrad-Symbol „Einstellungen", dann auf „Websiteberechtigungen", dann auf „Erweiterte Berechtigungseinstellungen".
- Klicke auf „Gruppe erstellen" und benenne sie – zum Beispiel „Büro Genf".
- Unter „Gruppeneigentümer" kannst du die Büroleitung benennen: Sie kann dann selbst Mitglieder ihres Büros hinzufügen und entfernen, ohne Eigentümerin bzw. Eigentümer der Site zu sein.
- Im Abschnitt, in dem der Gruppe eine Berechtigung für die Site zugewiesen werden kann, wähle nichts aus: Der Zugriff wird ordnerweise gewährt.
- Bestätige und füge dann die Mitglieder hinzu: Klicke in der Gruppe auf „Neu" → „Benutzer hinzufügen".
Wie geht es weiter?
Schränke jeden Büroordner auf seine Gruppe ein, erstelle dann die persönlichen Bereiche und vertraulichen Mandate. Siehe den Artikel zum Einschränken eines Ordners in SharePoint von Silex.