Restreindre un dossier à un groupe ou à une personne dans SharePoint by Silex
Retirez l'accès à tout le monde, puis accordez-le à un groupe de bureau ou à une seule personne : la procédure exacte, et le piège du groupe Silex Visitors.
Seul le titulaire du compte, en tant que propriétaire du site, peut restreindre un dossier. La procédure est la même pour un dossier de bureau, un dossier confidentiel ou un espace personnel.
Comment restreindre un dossier de bureau à son groupe ?
- Sur le dossier, cliquez sur … puis sur Gérer l'accès, et ouvrez l'onglet Groupes. Vous voyez les trois groupes par défaut : Silex Owners (Propriétaire), Silex Visitors (Peut afficher) et Silex Members (Peut modifier).
- Cliquez sur Silex Members. Dans les modes d'accès du groupe, sélectionnez Aucun accès direct, puis cliquez sur Appliquer. SharePoint arrête alors automatiquement l'héritage des autorisations du site : le dossier a désormais ses propres autorisations.
- Faites exactement la même chose pour Silex Visitors.
- Seul Silex Owners reste. Ne le retirez pas : c'est lui qui vous permet de garder le contrôle du dossier.
- Cliquez sur l'icône Accorder l'accès (la silhouette avec un +, en haut du panneau). Saisissez le nom du groupe, par exemple « Bureau de Genève », choisissez le niveau avec l'icône en forme de crayon (Peut modifier), puis cliquez sur Accorder l'accès. Décochez Avertir les personnes si vous ne voulez pas qu'un e-mail soit envoyé.
- Vérifiez l'onglet Groupes : il doit afficher Silex Owners et Bureau de Genève, et rien d'autre. Les sous-dossiers du dossier de bureau, comme le dossier partagé du bureau, héritent de ce réglage : vous n'avez rien à faire sur eux.
Pourquoi dois-je aussi retirer Silex Visitors ?
Retirer Silex Members ne suffit pas. Tant que Silex Visitors garde son accès, tous ses membres peuvent encore consulter le dossier. Même si ce groupe est vide aujourd'hui, retirez-le : sinon, toute personne ajoutée plus tard comme visiteur verrait le dossier.
Le panneau indique « Accès direct : aucun », mais le groupe peut toujours modifier. Est-ce normal ?
Oui. Quand vous ouvrez un groupe, SharePoint affiche d'abord « Accès direct : aucun » alors que le groupe « peut modifier ». Cela signifie seulement que l'accès du groupe provient du site. Ce qui compte, c'est de sélectionner l'option Aucun accès direct et de cliquer sur Appliquer.
Comment créer un espace personnel ?
À l'intérieur d'un dossier de bureau, l'espace personnel a hérité des autorisations du bureau : son onglet Groupes affiche Silex Owners et le groupe du bureau.
- Sur l'espace personnel, ouvrez Gérer l'accès → Groupes, cliquez sur le groupe du bureau, sélectionnez Aucun accès direct puis cliquez sur Appliquer.
- Cliquez sur Accorder l'accès, saisissez le nom de la personne, choisissez Peut modifier et confirmez.
- Vérifiez : l'onglet Groupes n'affiche que Silex Owners, et l'onglet Personnes affiche la personne.
Tout ce que cette personne dépose ensuite dans son espace n'est visible que par elle. En tant que propriétaire du site, le titulaire du compte peut rétablir l'accès à tout moment.
Comment restreindre un dossier confidentiel ?
La méthode est la même : retirez le groupe du bureau et accordez l'accès aux personnes qui travaillent sur le dossier, ou à un groupe dédié si l'équipe est stable.
Comment vérifier qu'un dossier est correctement restreint ?
Ouvrez Gérer l'accès sur chaque dossier restreint : ni Silex Members ni Silex Visitors ne doivent apparaître dans l'onglet Groupes. Demandez ensuite à un membre de faire un test : il doit voir son bureau et son propre espace, mais pas ceux des autres. Comptez environ 30 minutes pour que Silex applique les changements.
Que voit le titulaire du compte ?
En tant que propriétaire du site, le titulaire du compte conserve le groupe Silex Owners sur chaque dossier et peut rétablir l'accès à tout moment.