Dieser Artikel richtet sich an Organisationen mit mehreren Lizenzen, die den von Silex bereitgestellten SharePoint-Speicher aktiviert haben. Er erklärt das eine Prinzip, das du verstehen musst, bevor du etwas einrichtest.
Wo ein Dokument abgelegt wird, entscheidet, wer es sehen kann
In SharePoint übernimmt ein Dokument die Berechtigungen des Ordners, in dem es abgelegt wird. Standardmäßig verfügt die Site über drei Gruppen – Silex Owners, Silex Members und Silex Visitors –, die Zugriff auf alles haben. Ein Dokument, das an einem beliebigen Ort abgelegt wird, ist daher für jede Person in deiner Organisation sichtbar.
Kann ein Mitglied sein eigenes Dokument privat machen?
Nein. Mitglieder können Dokumente hochladen, bearbeiten und freigeben, aber sie können den Zugriff auf einen Ordner oder ein Dokument für die anderen Mitglieder nicht einschränken. Das kann nur die kontoverwaltende Person der Silex-Organisation, die Eigentümerin bzw. Eigentümer der Site ist.
Wie halten wir Dokumente dann vertraulich?
Nicht, indem Dokumente einzeln eingeschränkt werden, sondern indem Ordner vorbereitet werden, deren Berechtigungen von Anfang an festgelegt sind: ein Ordner pro Büro, einer pro vertraulichem Mandat, ein persönlicher Bereich pro Person. Jede Person lädt dann an den richtigen Ort hoch, und jedes Dokument ist automatisch nur für die richtigen Personen sichtbar.
Wer macht was?
- Die kontoverwaltende Person (Gruppe Silex Owners, Eigentümerrechte) erstellt die Struktur und die Gruppen und legt Berechtigungen fest bzw. ändert sie.
- Mitglieder (Gruppe Silex Members, Bearbeitungsrechte) laden Dokumente hoch, bearbeiten sie und geben sie für Kolleginnen und Kollegen frei. Sie können den Zugriff für andere Mitglieder nicht einschränken.
Welche Struktur empfehlt ihr?
Passe die Bezeichnungen an deine Organisation an – nach Büro, Abteilung oder Team. Eine Kanzlei mit nur einem Büro behält einfach einen gemeinsamen Ordner, die Mandatsordner und die persönlichen Bereiche bei.
Wendet Silex dieselben Berechtigungen an?
Ja. Silex wendet genau dieselben Berechtigungen wie SharePoint an, Datei für Datei. Ein Mitglied sieht und durchsucht im Chat nur die Dokumente, die es in SharePoint öffnen kann. Berechtigungsänderungen werden innerhalb von etwa 30 Minuten berücksichtigt.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Etwa 30 bis 45 Minuten für die kontoverwaltende Person, einmalig durchzuführen. Erledige dies, bevor du Mitglieder zum Hochladen von Dokumenten einlädst: Solange die Berechtigungen nicht eingerichtet sind, ist alles Hochgeladene für alle sichtbar. Siehe den Artikel zur Einrichtung von SharePoint von Silex.