Cet article s'adresse aux organisations disposant de plusieurs licences qui ont activé l'espace de stockage SharePoint fourni par Silex. Il explique le seul principe à comprendre avant de mettre quoi que ce soit en place.
L'emplacement d'un document détermine qui peut le voir
Dans SharePoint, un document prend les autorisations du dossier dans lequel il se trouve. Par défaut, le site compte trois groupes, Silex Owners, Silex Members et Silex Visitors, qui ont accès à tout. Où qu'il soit placé, un document est donc visible par toute votre organisation.
Un membre peut-il rendre son propre document privé ?
Non. Les membres peuvent déposer, modifier et partager des documents, mais ils ne peuvent pas restreindre l'accès d'un dossier ou d'un document pour les autres membres. Seul le titulaire du compte de l'organisation Silex, qui est propriétaire du site, peut le faire.
Comment garder des documents confidentiels, alors ?
Non pas en restreignant les documents un par un, mais en préparant des dossiers dont les autorisations sont définies dès le départ : un dossier par bureau, un par dossier confidentiel et un espace personnel par personne. Chacun dépose ensuite ses documents au bon endroit, et chaque document n'est automatiquement visible que par les bonnes personnes.
Qui fait quoi ?
- Le titulaire du compte (groupe Silex Owners, droits de propriétaire) crée la structure et les groupes, puis définit et modifie les autorisations.
- Les membres (groupe Silex Members, droits de modification) déposent, modifient et partagent des documents avec leurs collègues. Ils ne peuvent pas restreindre l'accès pour les autres membres.
Quelle structure recommandez-vous ?
Adaptez les noms à votre organisation : par bureau, par département ou par équipe. Une étude avec un seul bureau garde simplement un dossier partagé, les dossiers clients et les espaces personnels.
Silex applique-t-il les mêmes autorisations ?
Oui. Silex applique exactement les mêmes autorisations que SharePoint, fichier par fichier. Un membre ne voit et n'interroge dans le chat que les documents qu'il peut ouvrir dans SharePoint. Les changements d'autorisations sont pris en compte dans un délai d'environ 30 minutes.
Combien de temps prend la mise en place ?
Environ 30 à 45 minutes pour le titulaire du compte, une seule fois. Faites-le avant d'inviter les membres à déposer des documents : tant que les autorisations ne sont pas en place, tout ce qui est déposé est visible par tout le monde. Consultez l'article sur la configuration de SharePoint by Silex.