Travailler au quotidien dans SharePoint by Silex
Pour les membres : où déposer un document selon qui doit le voir, comment partager un fichier avec un collègue, et ce qui se passe quand vous déplacez ou copiez un document.
Où déposer un document ?
Un document prend les autorisations du dossier dans lequel vous le déposez. Choisissez l'emplacement selon les personnes qui doivent le voir :
- Mon espace personnel → moi uniquement (et le titulaire du compte, propriétaire du site)
- Un dossier client → l'équipe en charge du dossier
- Le dossier partagé de mon bureau → tout mon bureau
- Le dossier partagé de l'étude → toute l'organisation
Puis-je déposer un document d'abord et le déplacer ensuite ?
Évitez-le et déposez-le directement dans le bon dossier. Si vous le déposez d'abord à la racine pour le déplacer ensuite, il est visible par tout le monde entre-temps, dans SharePoint et dans Silex après la synchronisation suivante.
Comment partager un document avec un collègue ?
Sur le fichier, cliquez sur … puis sur Partager. Saisissez le nom de votre collègue, choisissez le niveau d'accès avec l'icône en forme de crayon (Peut modifier ou Peut afficher), puis cliquez sur Envoyer. Évitez Copier le lien avec un lien ouvert à tous : l'icône en forme d'engrenage, juste à côté, vous permet de limiter le lien aux personnes de votre choix. Un fichier partagé de cette façon a ses propres autorisations et les garde même s'il est déplacé par la suite.
Que se passe-t-il quand je déplace ou copie un document ?
- Un document déplacé prend les autorisations du dossier de destination, sauf s'il avait été partagé individuellement. Dans ce cas, il garde ses propres autorisations.
- Une copie prend toujours les autorisations du dossier de destination.
- Par exemple, si vous déplacez une note de votre espace personnel vers le dossier partagé de votre bureau, elle devient visible par tout le bureau.
J'ai créé un sous-dossier « privé » dans un dossier partagé. Est-il privé ?
Non. Un sous-dossier que vous créez hérite des autorisations du dossier partagé dans lequel il se trouve : toutes les personnes qui voient le dossier partagé le voient aussi. L'appeler « privé » n'y change rien. Demandez au titulaire du compte de le restreindre.
Pourquoi ne puis-je pas restreindre moi-même l'accès à mon document ?
Parce que les membres ont des droits de modification, qui ne permettent pas de gérer les autorisations. Seul le titulaire du compte peut restreindre un dossier. Déposez plutôt votre document dans votre espace personnel ou dans le bon dossier client : ses autorisations s'appliquent automatiquement.