Lavorare quotidianamente con SharePoint di Silex
Per i membri: dove caricare un documento a seconda di chi deve poterlo vedere, come condividere un file con un collega, e cosa succede quando sposti o copi un documento.
Dove dovrei caricare un documento?
Un documento assume le autorizzazioni della cartella in cui lo carichi. Scegli la posizione in base a chi deve poterlo vedere:
- Il mio spazio personale → solo io (e il titolare dell'account, proprietario del sito)
- Una cartella della pratica → il team della pratica
- La cartella condivisa del mio ufficio → l'intero mio ufficio
- La cartella condivisa dello studio → l'intera organizzazione
Posso caricare prima e spostare il documento in seguito?
Evitalo. Carica direttamente nella cartella giusta. Caricare prima nella radice e spostare successivamente rende il documento visibile a tutti nel frattempo — in SharePoint, e in Silex dopo la sincronizzazione successiva.
Come condivido un documento con un collega?
Sul file, fai clic su … poi su Condividi, digita il nome del tuo collega, scegli il livello con l'icona a forma di matita — Può modificare o Può visualizzare — quindi fai clic su Invia. Evita Copia link con un link aperto a chiunque: l'icona a forma di ingranaggio accanto ti permette di limitare il link alle persone che scegli. Un file condiviso in questo modo ottiene le proprie autorizzazioni: se viene spostato in seguito, le mantiene.
Cosa succede quando sposto o copio un documento?
- Un documento spostato assume le autorizzazioni della cartella di destinazione — a meno che non fosse stato condiviso individualmente, nel qual caso mantiene le proprie.
- Una copia assume sempre le autorizzazioni della cartella di destinazione.
- Quindi spostare una nota dal tuo spazio personale alla cartella condivisa del tuo ufficio la rende visibile a tutto l'ufficio.
Ho creato una sottocartella "privata" in una cartella condivisa. È privata?
No. Una sottocartella che crei eredita le autorizzazioni della cartella condivisa superiore, quindi chiunque veda la cartella condivisa vede anche questa. Chiamarla "privata" non cambia nulla. Chiedi al titolare dell'account di limitarla.
Perché non posso limitare da solo l'accesso al mio documento?
Perché i membri dispongono di diritti di modifica, che non includono la gestione delle autorizzazioni. Solo il titolare dell'account può limitare una cartella. Carica invece nel tuo spazio personale o nella cartella della pratica corretta: le sue autorizzazioni si applicano automaticamente.